As planilhas de cálculo desempenham um papel fundamental nas operações comerciais do dia-a-dia das empresas privadas, sejam elas, grandes e pequenas.
O propósito de usar planilha eletrônica e o conteúdo que você incluirá nelas, variam de acordo com a indústria e a função das transações de trabalho. Mas, em um nível amplo, as planilhas são úteis quando você precisa armazenar, manipular, ou editar e apresentar, um ou mais conjuntos de dados relevantes para o seu trabalho. Estes também podem facilitar uma ampla gama de tarefas comuns, incluindo medição de desempenho e planejamento de negócios.
Índice
Armazenando dados na planilha
Uma planilha pode armazenar um número pequeno, ou um grande conjunto de dados dentro de um sistema de células, organizado em linhas e colunas. Os cálculos básicos, como somas e porcentagens, são comuns, mas as planilhas são capazes de uma complexidade matemática significativa. Por exemplo, uma planilha de controle de estoque, pode determinar os saldos, as entradas e saídas de mercadorias, avaliar os itens de compras e muito mais.
Apresentando dados na planilha
Programas de planilhas como o Excel e as alternativas do Google Docs e o OpenOffice normalmente contêm ferramentas de visualização. Isso significa que você pode selecionar um conjunto de dados e transformá-lo em uma exibição gráfica. O tipo de exibição que você usa em qualquer caso individual depende da natureza dos dados. No Excel, os usuários podem escolher uma ampla gama de opções, incluindo gráficos de barras, gráficos de linhas, gráficos de pizza, gráficos de dispersão e gráficos de bolhas, além de muitos outros. Quando você cria um gráfico, você pode configurar opções de exibição, como cor e rotulagem.
Agregando conhecimentos.
Enquanto você elabora uma planilha, parece ser uma mão-de-obra intensa, dependendo da quantidade de dados, mas depois de ter seu conjunto de dados armazenado em uma planilha eletrônica e opcionalmente exibido dentro de um gráfico, você pode usá-lo para obter informações sobre a operação da sua empresa.
Os gráficos são comumente usados nas reuniões de gerenciamento interno, pois um conjunto de dados visualizados é geralmente mais fácil de entender do que uma tabela cheia de números. Você pode usar planilhas para fornecer conjuntos de dados muito específicos, filtrando as informações que você está mais interessado. Por exemplo: você pode analisar suas receitas e despesas, da forma como variam ao longo do ano, ou se concentrar nos orçamentos para partes específicas do negócio. As planilhas de cálculo permitem um alto nível de controle sobre os dados que você apresenta, portanto, são freqüentemente usadas em apresentações e relatórios.
Fazendo o Planejamento
Os conhecimentos adquiridos a partir de uma planilha podem constituir a base dos futuros processos de planejamento dentro de sua empresa. Qualquer atividade de tomada de decisão efetiva é informada por uma compreensão completa de como uma empresa realizou no passado recente. As tabelas e gráficos de planilhas geralmente aparecem nos planos de negócios por esse motivo. Dentro de uma planilha, você também pode realizar testes para estimar o impacto de decisões específicas em seu negócio, usando os dados existentes, juntamente com itens de dados variáveis que representam suas escolhas potenciais.
Aumentando a Produtividade
Em tempos de aceleração do mercado produtivo, é imprescindível ser ágil e consequentemente ter habilidades em ferramentas de produtividade concreta. Planilhas proporcionam grandes níveis de produtividade, porque geram relatórios contextuais, organogramas, fluxogramas e gráficos. As vezes com um clique, você muda todo o parâmetro de um relatório em uma planilha. Imagine se você tivesse que fazer estas mudanças em outro sistema, como por exemplo, uma folha de papel escrita. Isso seria uma tarefa enorme, mesmo que fosse feita em qualquer editor de texto.
Uma planilha feita com as relevantes funções, permite, que você trabalhe com relatórios dinâmicos, que podem ser alterados frequentemente, apenas com pequenas mudanças rápidas, sem a necessidade de fazer cálculos, todas as vezes, que você tiver que alterar.
Conclusão:
É isso que torna o propósito de usar planilhas, mais real e necessário. Se você não tem planilha, não tem planejamento, não tem dados concretos de um relatório, não tem relatórios gráficos visuais e inteligentes. Planilha é tudo na vida empresarial e pessoal. Portanto, aprenda a fazer planilhas, sempre que você estiver disponível para isso.
